Algemene Voorwaarden & Dienstmodules

In deze Algemene Voorwaarden hebben de volgende begrippen de hierna genoemde betekenis:

1. Akflow: ●nog in te vullen: volledige juridische naam van de onderneming, handelend onder de handelsnaam Akflow, gevestigd te ●nog in te vullen: vestigings-/correspondentieadres dat gepubliceerd mag worden, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 42111391.
2. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf, of de rechtspersoon, die met Akflow een Overeenkomst aangaat of daarover onderhandelt.
3. Partijen: Akflow en Opdrachtgever gezamenlijk.
4. Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Partijen, inclusief de geaccepteerde offerte, opdrachtbevestiging, Statement of Work, projectbijlage, toepasselijke Dienstmodule en eventuele Verwerkersovereenkomst.
5. Diensten: alle door Akflow aangeboden werkzaamheden, waaronder webdesign, AI-automatisering, AI-chatbots, CRM en systemen, online marketing, AI-advies en Secure AI Workplace.
6. Dienstmodule: een dienstspecifieke aanvulling op deze Algemene Voorwaarden, aangeduid als MOD-WEB, MOD-AUTO, MOD-BOT, MOD-CRM, MOD-MKT, MOD-AIADV of MOD-SAIW.
7. Resultaat: ieder document, ontwerp, configuratie, softwarecomponent, workflow, dashboard, rapport, advies, template, prompt, chatbot, integratie of ander werkproduct dat Akflow in het kader van de Overeenkomst oplevert.
8. Externe Dienst: software, infrastructuur, API, AI-model, hostingdienst, advertentieplatform, CRM, plug-in, bibliotheek of andere dienst van een derde.
9. AI-systeem: een systeem dat binnen de toepasselijke wettelijke context als AI-systeem kan kwalificeren of feitelijk AI-functionaliteit gebruikt.
10. Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.

Kopjes dienen uitsluitend de leesbaarheid en beperken de inhoud van bepalingen niet.

Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld voor Overeenkomsten met zakelijke Opdrachtgevers.

Indien een Opdrachtgever buiten beroep of bedrijf handelt, zijn deze voorwaarden niet zonder afzonderlijke consumentenrechtelijke beoordeling van toepassing.

Indien een kleine zakelijke Opdrachtgever zich in een concrete situatie met succes op aanvullende wettelijke bescherming kan beroepen, blijven dwingendrechtelijke regels voorgaan.

Opdrachtgever verklaart bij het aangaan van de Overeenkomst bevoegd te zijn de betrokken onderneming of organisatie te binden.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, Overeenkomsten en vervolgopdrachten van Akflow, voor zover Partijen niet schriftelijk anders overeenkomen.

Voor een specifieke Dienst geldt alleen de desbetreffende Dienstmodule indien deze in de offerte, opdrachtbevestiging of SOW van toepassing is verklaard.

Bij tegenstrijdigheid geldt, tenzij schriftelijk anders bepaald, de volgende rangorde:

1. een uitdrukkelijk ondertekende wijziging of aanvulling;
2. de geaccepteerde offerte of Statement of Work;
3. een project- of requirementsbijlage;
4. een toepasselijke Verwerkersovereenkomst voor onderwerpen die persoonsgegevensverwerking betreffen;
5. een toepasselijk AI Services Addendum;
6. de toepasselijke Dienstmodule;
7. deze Algemene Voorwaarden.

Voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Akflow deze schriftelijk en expliciet aanvaardt.

Een verwijzing naar voorwaarden in een inkooporder, portal of ander document van Opdrachtgever leidt niet tot toepasselijkheid daarvan.

Een aanbod of offerte van Akflow is vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk een geldigheidsduur is genoemd.

Tenzij anders vermeld, is een offerte ●nog in te vullen: standaard geldigheidsduur offerte dagen geldig.

De Overeenkomst komt tot stand zodra:

• Opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk of elektronisch accepteert; of
• Akflow op uitdrukkelijk verzoek van Opdrachtgever met de uitvoering begint en voor Opdrachtgever redelijkerwijs duidelijk was dat hieraan kosten waren verbonden.

Mondelinge toezeggingen binden Akflow uitsluitend nadat deze schriftelijk zijn bevestigd.

Kennelijke fouten, rekenfouten en verschrijvingen in aanbiedingen binden Akflow niet wanneer Opdrachtgever redelijkerwijs kon begrijpen dat sprake was van een fout.

Een raming, indicatie, roadmap of voorlopige planning is geen vaste prijs of fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk zo benoemd.

De inhoud en omvang van de Diensten volgen uit de Overeenkomst.

Werkzaamheden die niet uitdrukkelijk in scope zijn opgenomen, vallen buiten de overeengekomen prijs en planning.

Akflow mag bij de uitvoering uitgaan van de juistheid en volledigheid van door Opdrachtgever verstrekte informatie, tenzij de onjuistheid evident is.

Indien de uitvoering afhankelijk is van aannames, toegang, data, content, beslissingen of medewerking van Opdrachtgever, worden die afhankelijkheden onderdeel van de planning.

Akflow is niet gehouden tot werkzaamheden op gebieden die specialistische juridische, fiscale, medische, accountancy-, arbeidsrechtelijke of cybersecuritydeskundigheid vereisen, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk is overeengekomen.

Compliance, beveiliging en toegankelijkheid zijn contextafhankelijk. Een algemene verwijzing naar deze onderwerpen houdt geen certificering of garantie van volledige naleving in.

Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, beslissingen, accounts, toegang, materialen en medewerking die redelijkerwijs nodig zijn.

Opdrachtgever wijst een beslissingsbevoegd contactpersoon aan.

Opdrachtgever draagt zorg voor tijdige interne afstemming en goedkeuringen.

Opdrachtgever garandeert dat hij bevoegd is de aan Akflow verstrekte data, content, merken, afbeeldingen, documenten, databronnen en toegangsrechten voor de opdracht te laten gebruiken.

Opdrachtgever verstrekt geen wachtwoorden, API-sleutels, bijzondere persoonsgegevens of andere zeer gevoelige gegevens via onbeveiligde algemene kanalen wanneer Akflow daarvoor een veiliger route beschikbaar stelt.

Opdrachtgever meldt onverwijld relevante wijzigingen, fouten, incidenten en risico's die de uitvoering kunnen beïnvloeden.

Gevolgen van te late of onvolledige medewerking, waaronder vertraging, herplanning en extra werk, komen voor rekening van Opdrachtgever voor zover redelijk en toerekenbaar.

Opgegeven termijnen zijn streeftermijnen, tenzij uitdrukkelijk als fataal overeengekomen.

De planning vangt pas aan nadat de redelijkerwijs benodigde informatie, toegang en eventuele voorschotbetaling zijn ontvangen.

Vertraging door wijzigingen, late feedback, ontbrekende content, afhankelijkheden van derden of omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Akflow verschuift de planning evenredig.

Akflow informeert Opdrachtgever zo spoedig redelijkerwijs mogelijk over relevante vertraging.

Overschrijding van een niet-fatale termijn geeft Opdrachtgever niet automatisch recht op schadevergoeding, ontbinding of opschorting.

Een wijziging van scope, eisen, planning, integraties, data, ontwerp of werkwijze kan gevolgen hebben voor prijs en doorlooptijd.

Akflow mag redelijk meerwerk afzonderlijk in rekening brengen wanneer dit voortvloeit uit:

• een verzoek of wijziging van Opdrachtgever;
• onjuiste of onvolledige informatie van Opdrachtgever;
• niet vooraf kenbare technische omstandigheden;
• wijzigingen bij Externe Diensten;
• noodzakelijke maatregelen naar aanleiding van nieuwe beveiligings- of compliance-informatie.

Waar praktisch mogelijk meldt Akflow de gevolgen vooraf. Spoedeisende maatregelen ter beperking van schade of securityrisico's kunnen eerst worden uitgevoerd en daarna worden verantwoord.

Minderwerk leidt alleen tot prijsaanpassing indien Partijen dit schriftelijk overeenkomen.

Veel Diensten zijn afhankelijk van Externe Diensten. Voorbeelden zijn hosting, domeinregistratie, AI-providers, advertentieplatforms, CRM-systemen, e-maildiensten, API's en softwarebibliotheken.

Op Externe Diensten kunnen eigen voorwaarden, privacyregels, gebruikslimieten, licenties en tarieven van toepassing zijn.

Akflow is niet verantwoordelijk voor wijzigingen, storingen, prijsverhogingen, beperkingen, accountblokkades of beëindiging door een derde, voor zover deze buiten de redelijke invloedssfeer van Akflow liggen.

Indien mogelijk worden bedrijfskritische accounts op naam van Opdrachtgever ingericht. Afwijkingen worden in de Overeenkomst vastgelegd.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdige betaling van rechtstreeks door derden gefactureerde kosten en voor naleving van toepasselijke platformvoorwaarden.

Akflow mag een Externe Dienst vervangen wanneer dat redelijkerwijs nodig is, mits wezenlijke gevolgen voor Opdrachtgever vooraf worden besproken voor zover praktisch mogelijk.

Alle prijzen zijn exclusief btw en andere van overheidswege opgelegde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Reiskosten, mediabudgetten, domeinen, hosting, licenties, API-verbruik, AI-tokenkosten, advertentiekosten, premium plug-ins en andere externe kosten zijn alleen inbegrepen indien uitdrukkelijk vermeld.

Akflow mag periodieke tarieven aanpassen met inachtneming van een aankondigingstermijn van ●nog in te vullen: aankondiging periodieke prijswijziging dagen, tenzij een langere vaste prijsperiode is overeengekomen.

Bij substantiële prijswijzigingen van een Externe Dienst mag Akflow de directe aantoonbare meerkosten doorberekenen indien voortzetting zonder aanpassing redelijkerwijs niet kan worden verlangd.

Werk buiten afgesproken tijden of spoedwerk wordt alleen met een toeslag uitgevoerd indien dit vooraf is overeengekomen of redelijkerwijs noodzakelijk is door een door Opdrachtgever veroorzaakte spoedsituatie.

Facturatiemomenten volgen uit de Overeenkomst. Bij gebreke daarvan mag Akflow periodiek naar voortgang factureren.

Facturen zijn betaalbaar binnen ●nog in te vullen: B2B betalingstermijn dagen na factuurdatum.

Opdrachtgever maakt bezwaren tegen een factuur binnen ●nog in te vullen: termijn gemotiveerd factuurbezwaar dagen na factuurdatum gemotiveerd kenbaar. Dit laat dwingendrechtelijke rechten onverlet.

Een bezwaar schort de betalingsverplichting voor het onbetwiste deel niet op.

Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever na intreden van verzuim de wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd overeenkomstig de toepasselijke wet.

Akflow mag redelijke voorschotten, tussentijdse betalingen of aanvullende zekerheid verlangen wanneer de omvang, looptijd of kredietrisico's van de opdracht dit rechtvaardigen.

Akflow mag de uitvoering geheel of gedeeltelijk opschorten indien Opdrachtgever na behoorlijke kennisgeving wezenlijk tekortschiet, waaronder bij betalingsachterstand, ontbrekende noodzakelijke medewerking of een ernstig security- of misbruikrisico.

Bij spoedeisende beveiligingsrisico's, vermoedelijk onrechtmatig gebruik of gevaar voor derden mag Akflow onmiddellijk tijdelijke maatregelen nemen.

Opschorting ontslaat Opdrachtgever niet van reeds ontstane betalingsverplichtingen.

Akflow beperkt de gevolgen van opschorting voor zover redelijkerwijs mogelijk.

Een Resultaat geldt als voor review aangeboden wanneer Akflow meldt dat het volgens de overeengekomen scope gereed is.

Opdrachtgever beoordeelt het Resultaat binnen ●nog in te vullen: standaard reviewtermijn in werkdagen Werkdagen, tenzij anders overeengekomen.

Afkeuring is alleen geldig indien Opdrachtgever concrete, reproduceerbare afwijkingen van overeengekomen acceptatiecriteria meldt.

Wensen die buiten de overeengekomen scope vallen zijn wijzigingsverzoeken en geen gebreken.

Akflow krijgt een redelijke gelegenheid om geldige afwijkingen te onderzoeken en te herstellen.

Het Resultaat geldt als geaccepteerd wanneer:

• Opdrachtgever schriftelijk accepteert;
• de acceptatietermijn verstrijkt zonder gemotiveerde afkeuring; of
• Opdrachtgever het Resultaat productief gebruikt, behoudens aantoonbare verborgen gebreken.

Kleine gebreken die ingebruikname redelijkerwijs niet verhinderen, blokkeren acceptatie niet, mits deze binnen een redelijke termijn worden opgelost.

Support, onderhoud, monitoring, updates en responstijden zijn alleen inbegrepen voor zover dit uitdrukkelijk is overeengekomen.

Zonder afzonderlijke onderhoudsafspraak eindigt de opdracht na acceptatie en eventuele overeengekomen nazorg.

Akflow is niet verplicht kosteloos wijzigingen door te voeren die nodig zijn door nieuwe browsers, apparaten, wetgeving, Externe Diensten, API's, modellen of platformupdates na oplevering.

Securityupdates voor door Akflow beheerde componenten worden uitgevoerd volgens de overeengekomen beheer- of onderhoudsscope.

Partijen treffen passende beveiligingsmaatregelen die passen bij de aard van de opdracht en de redelijkerwijs kenbare risico's.

Opdrachtgever gebruikt waar redelijkerwijs mogelijk unieke accounts en passende sterke authenticatie, waaronder MFA voor kritieke beheeromgevingen.

Opdrachtgever deelt geen credentials met onbevoegde personen en meldt vermoedelijke compromittering onmiddellijk.

Akflow mag toegang intrekken of beperken wanneer dit noodzakelijk is om een beveiligingsrisico te beheersen.

Geen enkele technische maatregel biedt absolute veiligheid. Akflow garandeert niet dat systemen volledig vrij zijn van kwetsbaarheden, aanvallen of uitval.

Een specifieke pentest, securityaudit, SOC-dienst of continue monitoring is alleen inbegrepen indien uitdrukkelijk overeengekomen.

Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim en gebruiken deze uitsluitend voor de Overeenkomst.

Informatie is vertrouwelijk wanneer dit is aangegeven of redelijkerwijs uit de aard of omstandigheden volgt.

De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

• rechtmatig openbaar was;
• rechtmatig van een derde is verkregen zonder geheimhoudingsplicht;
• onafhankelijk is ontwikkeld zonder gebruik van vertrouwelijke informatie; of
• op grond van wet of bindend overheidsbevel moet worden verstrekt.

Voor zover wettelijk toegestaan informeert de ontvangende Partij de andere Partij voorafgaand aan verplichte openbaarmaking.

Akflow mag vertrouwelijke informatie delen met medewerkers, opdrachtnemers en subleveranciers die deze redelijkerwijs nodig hebben en aan passende vertrouwelijkheid zijn gebonden.

Deze verplichting blijft na einde van de Overeenkomst gelden zolang de informatie naar haar aard vertrouwelijk is.

Partijen leven de op hen toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving na.

Per verwerking bepalen Partijen hun feitelijke rol. Akflow is niet automatisch voor iedere Dienst verwerker.

Indien Akflow persoonsgegevens uitsluitend namens Opdrachtgever verwerkt als verwerker, sluiten Partijen vóór of bij aanvang van die verwerking een passende Verwerkersovereenkomst.

Opdrachtgever staat ervoor in dat instructies aan Akflow rechtmatig zijn en dat noodzakelijke informatie aan betrokkenen, grondslagen en interne bevoegdheden zijn geregeld.

Akflow is gerechtigd een instructie op te schorten wanneer deze naar redelijk oordeel strijdig is met toepasselijke gegevensbeschermingsregels, en informeert Opdrachtgever daarover voor zover toegestaan.

Het enkel noemen van AVG, privacy by design of een privacyvriendelijke werkwijze vormt geen garantie van volledige compliance.

Zie ook het Privacybeleid en de pagina Subverwerkers.

AI-functionaliteit kan probabilistische, onjuiste, onvolledige, verouderde, inconsistente of ongepaste output produceren.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, blijft Opdrachtgever verantwoordelijk voor beslissingen en handelingen op basis van AI-output en voor passende menselijke controle.

Akflow garandeert niet dat AI-output uniek, foutloos, vrij van rechten van derden of geschikt voor ieder doel is.

Opdrachtgever gebruikt AI-functionaliteit niet voor onrechtmatige, misleidende of verboden doeleinden en verstrekt geen data waarvoor hij geen bevoegdheid heeft.

High-impact of mogelijk wettelijk gereguleerde toepassingen — waaronder bepaalde toepassingen in werkgelegenheid, biometrie, essentiële diensten, onderwijs of migratie — vereisen een afzonderlijke beoordeling en vallen niet automatisch binnen een reguliere opdracht.

Partijen erkennen dat rollen en verplichtingen onder AI-regelgeving afhangen van de feitelijke toepassing, wijzigingen en positionering in de waardeketen.

Indien Externe AI-diensten worden gebruikt, kunnen providervoorwaarden, modellen, veiligheidsfilters, locaties, tarieven en functionaliteiten wijzigen.

Akflow mag een AI-use-case weigeren, beperken of escaleren wanneer redelijke aanwijzingen bestaan voor onrechtmatigheid, disproportioneel risico of onvoldoende beheersing.

Alle intellectuele eigendomsrechten blijven bij de rechthebbende, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Na volledige betaling verkrijgt Opdrachtgever de in de Overeenkomst omschreven gebruiksrechten op specifiek voor hem ontwikkelde Resultaten.

Bestaande methoden, frameworks, generieke componenten, knowhow, scripts, templates, prompts, libraries, concepten, design systems en herbruikbare bouwblokken van Akflow blijven eigendom van Akflow of de betreffende derde.

Voor zover dergelijke achtergrondmaterialen noodzakelijk zijn voor het gebruik van het Resultaat, verleent Akflow na volledige betaling een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor het overeengekomen doel, tenzij schriftelijk anders bepaald.

Overdracht van intellectuele eigendomsrechten vereist een uitdrukkelijke schriftelijke akte voor zover de wet dat vereist.

Akflow mag algemene kennis, ervaring en niet-vertrouwelijke inzichten die tijdens de opdracht zijn opgedaan hergebruiken.

Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor door hem aangeleverde teksten, data, afbeeldingen, merken, claims, datasets en andere materialen.

Opdrachtgever garandeert dat het overeengekomen gebruik daarvan geen rechten van derden schendt en niet onrechtmatig is.

Akflow mag kennelijk onrechtmatig of risicovol materiaal weigeren te verwerken.

Opdrachtgever vrijwaart Akflow tegen aanspraken van derden die rechtstreeks voortvloeien uit door Opdrachtgever verstrekte materialen of instructies, voor zover de aanspraak niet is veroorzaakt door een toerekenbare fout van Akflow.

Resultaten kunnen open-source software, fonts, stockmateriaal, plug-ins of andere third-party componenten bevatten.

Op die componenten blijven de licentievoorwaarden van de betreffende rechthebbenden van toepassing.

Akflow verstrekt, waar redelijk en relevant, informatie over wezenlijke licentievoorwaarden die het beoogde gebruik beperken.

Akflow garandeert niet dat een Externe Dienst of third-party component onbeperkt beschikbaar blijft.

Akflow gebruikt naam, logo, niet-vertrouwelijke projectinformatie of screenshots van Opdrachtgever alleen als referentie indien ●nog in te vullen: opt-in / opt-out / voorafgaande toestemming.

Vertrouwelijke informatie, niet-openbare dashboards, persoonsgegevens en securitygevoelige details worden niet als portfolio gebruikt zonder afzonderlijke toestemming.

Opdrachtgever kan redelijke bezwaren tegen een voorgenomen referentie kenbaar maken.

Akflow voert de Diensten uit met de zorg die van een redelijk handelend professioneel dienstverlener in de omstandigheden mag worden verwacht.

Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk als resultaatsverplichting overeengekomen, zijn werkzaamheden inspanningsverplichtingen.

Akflow garandeert niet zonder expliciete schriftelijke afspraak:

• specifieke omzet, leads, conversie, rankings, bereik of advertentieresultaten;
• foutloze AI-output;
• permanente beschikbaarheid van Externe Diensten;
• volledige juridische, AVG-, AI Act-, security- of toegankelijkheidscompliance;
• ontdekking van ieder intern risico, iedere kwetsbaarheid of ieder ongecontroleerd AI-gebruik.

Resultaten kunnen mede afhangen van markt, doelgroep, content, budget, interne adoptie, data, platformwijzigingen en andere factoren buiten Akflow.

Akflow is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming en nadat Opdrachtgever Akflow — voor zover herstel nog redelijkerwijs mogelijk is — schriftelijk een redelijke gelegenheid tot onderzoek, herstel, workaround of beperking van de gevolgen heeft gegeven.

Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: ●nog in te vullen: definitie directe schade (jurist).

Akflow is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van kansen, reputatieschade, verlies van goodwill, bedrijfsstagnatie en verlies of corruptie van data, behoudens voor zover uitsluiting wettelijk niet is toegestaan.

De totale cumulatieve aansprakelijkheid van Akflow is voor alle aanspraken gezamenlijk beperkt tot het laagste van: (a) de vergoeding exclusief btw die Opdrachtgever voor de direct getroffen Dienst heeft betaald of verschuldigd is; en (b) EUR 250 (tweehonderdvijftig euro), behoudens voor zover een dergelijke beperking wettelijk niet is toegestaan.

Alleen indien in een door beide Partijen schriftelijk aanvaarde offerte, Statement of Work of afzonderlijke projectovereenkomst uitdrukkelijk staat dat van dit artikel wordt afgeweken en welke afwijkende limiet geldt, heeft die projectspecifieke afspraak voorrang.

De beperkingen van dit artikel gelden niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de met de leiding van Akflow belaste personen, noch voor andere gevallen waarin beperking volgens dwingend recht niet is toegestaan.

Opdrachtgever meldt een aanspraak schriftelijk binnen een redelijke termijn nadat hij de schade en mogelijke aansprakelijkheid heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken — onverminderd dwingend recht en de eventuele vervaltermijn ●nog in te vullen: eventuele claimtermijn (jurist). Opdrachtgever treft redelijke maatregelen om schade te voorkomen en te beperken.

Opdrachtgever vrijwaart Akflow tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit:

• onrechtmatige instructies van Opdrachtgever;
• materiaal of data waarvoor Opdrachtgever onvoldoende rechten had;
• gebruik van een Resultaat in strijd met de Overeenkomst of toepasselijke wet;
• door Opdrachtgever aangebrachte wijzigingen buiten verantwoordelijkheid van Akflow;
• voor zover de aanspraak niet het gevolg is van een toerekenbare fout van Akflow.

Akflow informeert Opdrachtgever tijdig over een relevante aanspraak en verleent redelijke medewerking aan de verdediging.

Een schikking die verplichtingen of erkenningen voor Akflow bevat, vereist voorafgaande schriftelijke toestemming van Akflow, die niet onredelijk wordt onthouden.

Geen Partij is aansprakelijk voor tekortkoming door een omstandigheid die redelijkerwijs buiten haar invloed ligt en niet krachtens wet, rechtshandeling of verkeersopvatting voor haar rekening behoort te komen.

Daaronder kunnen vallen: grootschalige internet- of cloudstoringen, uitval van essentiële Externe Diensten, cyberaanvallen ondanks passende maatregelen, overheidsmaatregelen, oorlog, ernstige verstoringen van energievoorziening, epidemieën en arbeidsconflicten buiten de eigen organisatie.

De getroffen Partij informeert de andere Partij zo spoedig redelijkerwijs mogelijk.

Verplichtingen worden opgeschort zolang de overmacht voortduurt.

Duurt de overmacht langer dan ●nog in te vullen: langdurige overmacht dagen en wordt verdere uitvoering wezenlijk onmogelijk, dan mag iedere Partij het nog niet uitgevoerde deel schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding, met betaling van reeds verrichte prestaties en onvermijdbare kosten.

De duur volgt uit de Overeenkomst. Een opdracht voor bepaalde tijd eindigt na voltooiing, tenzij verlenging of onderhoud is overeengekomen.

Een doorlopende Overeenkomst kan worden opgezegd met de overeengekomen opzegtermijn; bij ontbreken daarvan geldt ●nog in te vullen: opzegtermijn doorlopende diensten.

Een Partij mag de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de andere Partij wezenlijk tekortschiet en, voor zover herstel mogelijk is, na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke termijn herstelt.

Akflow mag onmiddellijk beëindigen of opschorten bij ernstig onrechtmatig gebruik, fraude, sanctierisico, ernstige securitydreiging of wanneer voortzetting redelijkerwijs niet kan worden verlangd.

Beëindiging laat reeds ontstane rechten, betalingsverplichtingen en bepalingen die naar hun aard voortduren onverlet.

Bij einde van de Overeenkomst werken Partijen mee aan een ordelijke beëindiging binnen de overeengekomen scope.

Standaard exitwerkzaamheden omvatten alleen wat in de Overeenkomst is vermeld. Extra migratie, documentatie, export, overdracht of ondersteuning is meerwerk.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdige aanwijzing van een opvolgende leverancier en het veiligstellen van eigen data en accounts.

Persoonsgegevens die Akflow als verwerker verwerkt, worden geretourneerd of verwijderd overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst.

Akflow mag gegevens bewaren voor zover een wettelijke plicht, geldige rechtsvordering, back-upcyclus of andere rechtmatige reden dit vereist, met passende beperking van gebruik.

Credentials en toegangen worden na einde ingetrokken of overgedragen volgens het exitplan.

Opdrachtgever meldt klachten zo spoedig mogelijk en voldoende concreet.

Partijen proberen een geschil eerst operationeel op te lossen via de projectcontactpersonen.

Indien dat niet lukt, escaleren Partijen naar bevoegde beslissers.

Akflow krijgt, waar passend, een redelijke mogelijkheid tot onderzoek en herstel voordat vervangende kosten worden gemaakt.

Deze procedure beperkt geen dwingendrechtelijke rechten.

Partijen mogen elektronisch communiceren en documenten elektronisch ondertekenen, tenzij de aard van een specifieke rechtshandeling anders vereist.

De door Akflow bijgehouden projectadministratie, versiehistorie, tickets, tijdregistratie, e-mails en systeemlogs kunnen als bewijs dienen, behoudens tegenbewijs.

Opdrachtgever houdt contact- en facturatiegegevens actueel.

Vertrouwelijke of zeer gevoelige informatie wordt via een passend kanaal gedeeld.

Akflow mag derden inschakelen voor de uitvoering.

Akflow blijft verantwoordelijk voor eigen contractuele verplichtingen voor zover de wet of Overeenkomst niet anders bepaalt.

Voor persoonsgegevensverwerking gelden aanvullende afspraken over verwerkers en subverwerkers.

Opdrachtgever geeft toestemming voor redelijke vervanging van een uitvoerende specialist, mits de continuïteit en vertrouwelijkheid passend worden geborgd.

Opdrachtgever mag rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Akflow overdragen, behoudens dwingend recht.

Akflow mag de Overeenkomst overdragen in het kader van een bedrijfsoverdracht, juridische herstructurering of overdracht van een bedrijfsactiviteit, mits de rechten van Opdrachtgever niet wezenlijk worden verminderd.

Voor een reeds lopende eenmalige opdracht geldt in beginsel de versie die bij contractsluiting is overeengekomen.

Voor doorlopende Diensten mag Akflow de voorwaarden wijzigen bij redelijke aanleiding, waaronder wetswijzigingen, nieuwe risico's, wijzigingen in Diensten of Externe Diensten.

Materiële wijzigingen worden ten minste ●nog in te vullen: aankondiging wijziging AV dagen vooraf aangekondigd, tenzij een kortere termijn noodzakelijk is door wet, security of een externe afhankelijkheid.

Indien een materiële wijziging de positie van Opdrachtgever wezenlijk nadelig beïnvloedt, wordt een passend opzeggingsrecht geregeld voor zover redelijk en toepasselijk.

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van ●nog in te vullen: forumkeuze / bevoegde rechtbank, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

Partijen kunnen schriftelijk mediation of een andere geschiloplossingsmethode overeenkomen.

Indien een bepaling nietig of vernietigbaar blijkt, blijven overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die doel en strekking zoveel mogelijk benadert.

Het niet direct uitoefenen van een recht betekent geen afstand daarvan.

Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Versie: 1.1, peildatum 8 juli 2026.

Kernpunten van deze module:

• Scope en deliverables volgen uitsluitend uit de SOW; inbegripen zijn pagina's, functies, integraties en specifiek genoemde omgevingen.
• Niet inbegrepen tenzij expliciet: hostingbeheer, doorlopend onderhoud, SEO-campagnes, fotografie, vertaling, juridische teksten, pentests, formele toegankelijkheidsaudit en onbeperkte correctierondes. Standaard inbegrepen correctierondes: ●nog in te vullen: standaard inbegrepen correctierondes.
• Opdrachtgever levert content tijdig aan; vertraging door content is planningsrisico van Opdrachtgever.
• Browserondersteuning: ●nog in te vullen: browser support policy. Akflow test in huidige stabiele versies van gangbare browsers op datum oplevering; oudere of niche-browsers zijn uitgesloten tenzij vermeld.
• Derde-partijdiensten (betaling, kaarten, externe scripts) kunnen hun eigen beschikbaarheid en voorwaarden wijzigen.
• Hosting, SSL, domeinen en CMS-licenties zijn externe kosten; beheerscope afzonderlijk overeen te komen.
• Aansprakelijkheidsbeperking Kern onverminderd van toepassing.

Kernpunten van deze module:

• Scope, te automatiseren processen, applicaties, volumes en triggers volgen uit de SOW.
• Akflow levert werkende workflows op basis van de afgesproken specificaties; Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eigen procesontwerp, dataqualiteit en interne goedkeuring.
• Automatiseringen zijn afhankelijk van externe API's, webhooks en diensten die buiten Akflow's controle liggen.
• Foutafhandeling, retry-logica en notificaties worden overeengekomen in de SOW of als meerwerk.
• Akflow heeft tenzij anders overeengekomen geen doorlopende monitoring- of onderhoudstaak na acceptatie.
• Volumelimieten, tokenkosten en API-tarieven van derden zijn externe kosten voor Opdrachtgever.

Kernpunten van deze module:

• Scope (kanalen, talen, kennisbronnen, integraties) volgt uit de SOW.
• AI-gegenereerde antwoorden zijn probabilistisch; absolute nauwkeurigheid of factual correctheid wordt niet gegarandeerd.
• Opdrachtgever is verantwoordelijk voor content, kennisbronnen, review en waar nodig menselijke escalatieroutes.
• Inzet van externe LLM-providers valt onder Artikel 18 (Algemene AI-bepalingen) Kern.
• Privacyoverwegingen bij verwerking van persoonsgegevens in chatconversaties zijn onderwerp van afzonderlijke afspraken.
• Continue monitoring, herontwikkeling na modelwijzigingen en retrain zijn meerwerk tenzij overeengekomen.

Kernpunten van deze module:

• Scope (configuratie, integraties, datamigratie, rapportages) volgt uit de SOW.
• Opdrachtgever is verantwoordelijk voor datakwaliteit, dataclassificatie en rechtmatigheid van te verwerken persoonsgegevens.
• CRM-platforms zijn Externe Diensten met eigen licenties, gebruikslimieten en voorwaarden.
• Datamigraties worden beoordeeld op haalbaarheid; Akflow is niet verantwoordelijk voor incomplete brondatasets.
• Doorlopend beheer, gebruikerstraining en uitbreidingen zijn afzonderlijk overeen te komen.

Kernpunten van deze module:

• Scope (kanalen, campagnes, SEO-activiteiten, rapportages) volgt uit de SOW.
• Resultaten zoals rankings, clicks, leads en conversie zijn geen resultaatsverplichting tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
• Advertentiebudgetten zijn externe kosten van Opdrachtgever; Akflow beheert ze slechts namens Opdrachtgever.
• Platformwijzigingen (Google, Meta, LinkedIn e.a.) kunnen campagneresultaten beïnvloeden buiten Akflow's controle.
• Analytics en tracking vallen onder de toepasselijke privacyregels en het Cookiebeleid van Opdrachtgever.

Kernpunten van deze module:

• Scope (scans, inventarisaties, aanbevelingen, sessies) volgt uit de SOW.
• Adviezen zijn inspanningsverplichtingen gebaseerd op beschikbare informatie op de peildatum.
• Een advies of scan is geen juridische audit, geen certificering en geen garantie op compliance.
• Adviezen houden rekening met algemeen kenbare regelgeving; sectorspecifieke of specialistische juridische beoordeling valt buiten reguliere AI-adviesopdrachten.
• Opdrachtgever is verantwoordelijk voor implementatie, naleving en interne besluitvorming op basis van adviezen.
• Wijzigingen in regelgeving, providers of feitelijk gebruik kunnen een nieuw advies noodzakelijk maken.

Kernpunten van deze module:

• Scope (inventarisaties, beleidsworkshops, toolassessment, rapportages) volgt uit de SOW.
• Secure AI Workplace is een gestructureerde aanpak voor verantwoord AI-gebruik, geen beveiligingsdienst of surveillance.
• Een SAIW-traject is geen juridische compliance-audit, geen pentest en geen certificering.
• Opdrachtgever is verantwoordelijk voor interne adoptie, naleving van aanbevelingen en medewerkerscommunicatie.
• Persoonsgegevens van medewerkers worden uitsluitend verwerkt voor zover strikt noodzakelijk voor het traject en met inachtneming van toepasselijk arbeids- en privacyrecht.
• Doorlopend beheer, herassessments na toolwijzigingen en training zijn meerwerk tenzij overeengekomen.

Meer informatie over Secure AI Workplace: Secure AI Workplace.