Gizlilik Politikası

Akflow, bu gizlilik politikasında açıklanan kendi veri işleme faaliyetleri bakımından veri sorumlusudur.

Gizlilikle ilgili sorularınız veya talepleriniz için info@akflow.nl adresine e-posta gönderebilir, akflow.nl üzerindeki iletişim formunu kullanabilir ya da yukarıdaki telefon numarasından bize ulaşabilirsiniz.

Bu gizlilik politikası, Akflow’un web sitesi ile iletişim, talepler, teklifler, sözleşmeler ve kendi iş süreçleri kapsamında işlediği kişisel veriler için geçerlidir. Akflow bir müşteri projesinde kişisel verileri yalnızca bir müşteri adına işlediğinde, müşteri veri sorumlusu ve Akflow veri işleyen olabilir. Bu durumda, örneğin bir veri işleme sözleşmesiyle ek düzenlemeler yapılır.

Hangi verileri işlediğimiz, Akflow ile ilişkinize ve kullandığınız hizmete bağlıdır.

Web sitesi ziyareti ve teknik güvenlik

Web sitesini ziyaret ettiğinizde, sitenin sunulması, güvenliği ve yönetimi için gereken teknik veriler işlenebilir, örneğin:

• IP adresi;
• isteğin tarihi ve saati;
• istenen sayfa veya yol;
• teknik altyapı tarafından sağlanan tarayıcı ve cihaz özellikleri;
• hata, güvenlik ve kötüye kullanım sinyalleri.

Akflow bu verileri, açık bir hukuki dayanak olmadan ziyaretçiler hakkında gizli bir profil oluşturmak için kullanmaz.

İletişim ve talep formu

Mevcut iletişim formu aşağıdaki verileri isteyebilir:

• ad;
• e-posta adresi;
• isteğe bağlı olarak doldurursanız şirket adı;
• sorunuzun ilgili olduğu konu veya geliştirme alanı;
• durumunuza veya ihtiyacınıza ilişkin açıklamanız;
• isteğe bağlı olarak doldurursanız mevcut web siteniz.

Serbest metin alanları, sorunuzun ticari bir açıklaması içindir. Genel bir iletişim formu üzerinden parola, API anahtarı, çok hassas kişisel veriler, sağlık verileri, ceza verileri, ticari sırlar veya tam gizli müşteri dosyaları paylaşmayın.

Tanışma, teklif ve sözleşme

Olası veya devam eden bir iş hakkında iletişim kurduğumuzda, diğerlerinin yanı sıra şunları işleyebiliriz: ticari iletişim bilgileri; şirket ve fatura bilgileri; yazışmalar ve randevu bilgileri; talebinizi anlamak için gereken notlar; teklif, kapsam ve sözleşme bilgileri; iş için gerekli olduğu ölçüde sistemler, süreçler ve istenen sonuçlara ilişkin bilgiler.

Projelerin yürütülmesi ve destek

İşe bağlı olarak Akflow; web siteleri ve formlar, CRM ve müşteri süreçleri, otomasyonlar ve sistem entegrasyonları, yapay zekâ iş akışları veya yapay zekâ sohbet botları, teknik yapılandırmalar, destek talepleri ve Secure AI Workplace projeleriyle bağlantılı verilere erişebilir veya bunları işleyebilir. Proje erişimini ve veri işlemeyi, iş için gerekli olanla sınırlamayı amaçlarız.

Faturalama ve idari işlemler

Teklifler, sözleşmeler, faturalar ve yasal ticari kayıtlar için ad ve ticari iletişim bilgileri, şirket adı, adres ve fatura bilgileri, gerektiğinde KvK ve KDV bilgileri, ödeme ve işlem referansları ile sözleşme ve fatura bilgilerini işleyebiliriz.

Yapay zekâ destekli araçlar

Akflow, çalışmalarını desteklemek için dahili yapay zekâ destekli araçlar kullanabilir. İlkemiz şudur: amaç, gereklilik ve uygun bir değerlendirme olmadan kişisel veya gizli bilgilerin girilmemesi; hassas veya özel nitelikli kişisel verilerde ek özen; hataların etkisi önemli olduğunda uygun insan denetimi. Bu web sitesi üzerinden hiçbir kişisel veri otomatik olarak harici yapay zekâ sağlayıcılarına iletilmez. Akflow; ad, e-posta adresi, telefon numarası, serbest metin mesaj içerikleri, müşteri belgeleri veya tanımlanabilir diğer müşteri verilerini harici yapay zekâ araçlarına girmez. Yapay zekâ araçları yalnızca anonimleştirilmiş veya kişisel olmayan bilgilerle ve uygun insan denetimiyle dahili olarak kullanılabilir.

Kişisel verilerinizi yalnızca belirli amaçlarla işleriz. Duruma göre bu amaçlar şunları içerebilir:

• bir talebi değerlendirmek, bir tanışma görüşmesi planlamak, teklif hazırlamak, bir hizmeti sunmak veya destek sağlamak;
• vergi veya diğer yasal kayıt yükümlülükleri kapsamında verileri saklamak;
• web sitesinin ve sistemlerin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı ve dolandırıcılığı önlemek;
• sınırlı ticari kayıt tutmak ve hukuki taleplere karşı savunma yapmak;
• ilgililerin gizlilik menfaatlerinden ağır basmadığı ölçüde kendi iş süreçlerimizi geliştirmek.

Akflow, yalnızca analitik teknikler için onayınızı verdikten sonra Vercel Web Analytics kullanır. Vercel Web Analytics çerez kullanmaz ve anonimleştirilmiş kullanım verilerini işler. Sorgu parametreleri ile hassas veya kapalı rotalar, gönderimden önce hariç tutulur. Bu işlemenin hukuki dayanağı onaydır. Bu onayı çerez ayarlarından her zaman geri çekebilirsiniz.

Akflow'un web sitesinde Google Analytics, Google Tag Manager veya bir pazarlama izleyicisi kullanılmaz.

Analitiğin fiili yapılandırması hakkında daha fazla bilgi Çerez Politikası sayfasında yer alır.

Akflow, çerezleri ve benzer teknikleri yalnızca fiili teknik yapılandırmaya ve güncel çerez politikasına uygun olarak kullanır. Onay yasal olarak gerekli olduğunda, zorunlu olmayan teknikler geçerli bir seçim yapılmadan önce etkinleştirilmez. Daha fazla bilgi Çerez Politikası sayfamızda yer alır.

Akflow kişisel verileri yalnızca geçerli bir hukuki dayanak bulunduğunda işler. Duruma göre bu dayanak şunlar olabilir:

Bir sözleşmenin hazırlanması veya yürütülmesi — örneğin bir talebi değerlendirmek, tanışma görüşmesi planlamak, teklif hazırlamak, bir hizmeti yürütmek veya destek sağlamak için.

Yasal yükümlülük — örneğin Akflow’un vergisel veya diğer yasal kayıt yükümlülükleri için saklaması gereken veriler.

Meşru menfaat — web sitesinin ve sistemlerin güvenliği, kötüye kullanım ve dolandırıcılığın önlenmesi, sınırlı ticari kayıt, hukuki taleplere karşı savunma ve ilgililerin gizlilik menfaatlerinden ağır basmadığı ölçüde kendi iş süreçlerinin iyileştirilmesi gibi.

Açık rıza — örneğin belirli zorunlu olmayan izleme veya ayrı pazarlama faaliyetleri için. Rızanızı geri çekebilirsiniz; geri çekme, geri çekmeden önce hukuka uygun olarak yapılan işleme için geriye dönük sonuç doğurmaz.

Kişisel verileri, toplandıkları amaç için gerekenden daha uzun süre saklamayız; ancak yasal bir yükümlülük veya kanıtlanabilir bir gereklilik daha uzun bir süreyi haklı kılabilir. Kategoriye göre geçerli saklama süreleri:

İşe dönüşmeyen iletişim talepleri

Son içerikli iletişimden itibaren en fazla 6 ay. Resend, gönderim verilerini kendi standart süresine göre saklar; alınan e-postalar Akflow’un belirlediği süre içinde silinir.

İşe dönüşmeyen teklifler

Son içerikli iletişimden itibaren veya teklifin süresi dolduktan itibaren en fazla 2 yıl, veriler daha önce gereksiz hale gelmedikçe veya somut bir hukuki talep için daha uzun süre gerekmedikçe.

Proje ve sözleşme dosyaları

Sözleşme süresince ve olağan proje dosyaları için tamamlanmasından itibaren en fazla 2 yıl. Sözleşmeler, faturalar ve mali kayıtların bir parçası olan diğer veriler 7 yıl saklanır. Veriler, yasal bir yükümlülük veya somut bir hukuki talep gerektirmedikçe daha uzun saklanmaz.

Destek ve talep verileri

Destek talebinin kapatılmasından itibaren en fazla 2 yıl. Veriler bir sözleşme veya mali dosyanın parçasıysa, o dosya için geçerli saklama süresi uygulanır.

Teknik ve güvenlik günlükleri

Normal koşullarda en fazla 90 gün. Hız sınırlama kayıtları en geç 24 saat içinde silinir. Somut bir güvenlik olayının incelenmesi için gereken veriler en fazla 1 yıl, yasal bir yükümlülük veya hukuki talep gerektirdiğinde ise daha uzun süre saklanabilir.

Çerez ve onay tercihi

Seçimden itibaren en fazla 12 ay. Bu sürenin sonunda Akflow yeniden onay ister. Ziyaretçi onayı geri çekerse, tarayıcı verilerini silerse veya politika sürümü değişirse tercih daha önce silinir veya geçersiz hale gelir. Akflow bunun için merkezi bir ziyaretçi profili tutmaz.

Mali kayıtlar

7 yıl, geçerli yasal mali saklama yükümlülüğüne göre.

Yedekler

Ayrı ve sınırlı bir yedekleme döngüsüne göre; silme işlemi yedeklere gecikmeli yansıyabilir.

Akflow, her müşteri verisinin otomatik olarak yedi yıl saklanması gibi genel bir kural uygulamaz.

Akflow kişisel verileri ticari mal olarak satmaz.

Verileri, iş yürütmek veya hizmet sunmak için gereken taraflarla paylaşabiliriz, örneğin:

• barındırma ve altyapı sağlayıcıları;
• e-posta ve iletişim hizmetleri;
• form ve arka uç hizmetleri;
• CRM ve proje hizmetleri;
• muhasebe veya idari hizmet sağlayıcıları;
• güvenlik ve izleme hizmetleri;
• yalnızca değerlendirilmiş bir kullanım için gerekli olduğunda yapay zekâ veya otomasyon sağlayıcıları;
• gerekli olduğunda profesyonel danışmanlar;
• yasal bir yükümlülüğün gerektirdiği durumlarda yetkili makamlar.

Bir tedarikçi ilgili rolünde veri işleyen veya alt işleyen olarak hareket ettiği ölçüde, güncel tedarikçi listesi ayrıca tutulur.

Akflow barındırma ve web analitiği için Vercel, veritabanı ve kimlik doğrulama işlevleri için Supabase ve e-posta gönderimi için Resend kullanır. Bu tedarikçilerin kullanılması sırasında kişisel veriler, Amerika Birleşik Devletleri dahil olmak üzere Avrupa Ekonomik Alanı (AEA) dışında işlenebilir. Kişisel veriler AEA dışında işlendiğinde, Akflow geçerli bir aktarım dayanağı ve uygun güvenceler kullanır; örneğin geçerli bir yeterlilik kararı ve/veya Avrupa Komisyonu tarafından onaylanmış standart sözleşme hükümleri.

Akflow, tüm verilerin yalnızca Avrupa Birliği içinde kaldığını iddia etmez.

Akflow; verilerin niteliğine, işleme faaliyetine ve risklere uygun teknik ve organizasyonel önlemler alır. Ortama bağlı olarak bunlar şunları içerebilir:

• erişim kısıtlaması ve en az yetki ilkesi;
• güçlü kimlik doğrulama ve uygun olduğunda çok faktörlü kimlik doğrulama;
• şifreli bağlantılar;
• gizli bilgilerin ve API anahtarlarının ayrı yönetimi;
• veri minimizasyonuna dikkat eden günlükleme ve izleme;
• yedekleme ve kurtarma önlemleri;
• tedarikçi değerlendirmesi;
• düzenli erişim ve yapılandırma incelemeleri.

Hiçbir teknik ortam tamamen risksiz değildir. Bu nedenle Akflow, güvenlik olaylarının imkânsız olduğuna dair mutlak bir garanti vermez.

Duruma göre, GDPR (AVG) kapsamında diğerlerinin yanı sıra şu haklara sahip olabilirsiniz: işleme hakkında bilgi alma; erişim; düzeltme; silme; kısıtlama; bu hakkın geçerli olduğu durumlarda veri taşınabilirliği; belirli işlemelere itiraz; rızanın geri çekilmesi; ve hukuki ya da benzer şekilde önemli sonuçlar doğuran yalnızca otomatik kararlara karşı korunma.

Bir hakkınızı kullanmak isterseniz, info@akflow.nl adresine e-posta göndererek veya akflow.nl üzerindeki iletişim formu aracılığıyla bizimle iletişime geçebilirsiniz. Talebinizi değerlendirebilmek için kimliğinizi doğrulamamız gerekebilir.

Bir gizlilik sorunuz veya şikâyetiniz varsa, lütfen önce yukarıdaki iletişim bilgileri üzerinden bizimle iletişime geçin. Ayrıca Hollanda veri koruma otoritesi olan Autoriteit Persoonsgegevens nezdinde şikâyette bulunma hakkına sahipsiniz.

Akflow; hizmetler, teknoloji, tedarikçiler veya mevzuat değiştiğinde bu gizlilik politikasını güncelleyebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yer alır. Önemli değişikliklerde, ek bir bilgilendirmenin gerekli olup olmadığını değerlendiririz.